INSEGNAMENTO:
SCIENZE STATISTICHE:
martedì 22 febbraio 2011
Software per la gestione dell'informazione statistica: EXCEL, POWER POINT, REPORTISTICA
Chiunque abbia la necessità di tenere sotto controllo una serie di dati numerici (costi, budget, entrate e uscite, ...) trova nei fogli elettronici uno strumento di indubbia utilità, che permette di impostare rapidamente delle tabelle numeriche e di eseguire automaticamente sia semplici calcoli (somme, prodotti, ...), sia elaborazioni più complesse (statistiche, finanziarie, trigonometriche, ...). Microsoft Excel è uno dei fogli elettronici più potenti e completi operanti nell'ambiente Windows. La potenza di tale programma permette di realizzare grafici di ottima resa estetica e di semplice lettura (molto utili per evidenziare dati significativi), e di elaborare informazioni non numeriche (lista clienti, contatti, fornitori, ...) per estrarre dati di cui si ha bisogno ed ottenere, con poche operazioni, tabelle riassuntive.
Microsoft Access è anch'esso un programma presente nel pacchetto di "Microsoft Office" ed è utilizzato per creare e gestire database. Esso dispone di un'interfaccia grafica in ambiente Windows e offre all'utenza una serie di oggetti necessari alla creazione di archivi di dati come: tabelle, query, maschere, report che permette di memorizzare n un unico file MDB (Microsoft Data Base).
Entrambe le applicazioni organizzano i dati in colonne, in cui viene memorizzato un determinato tipo di informazione. Excel, tuttavia, non è un sistema di gestione di database, ma un foglio di calcolo che consente di memorizzare informazioni in righe e colonne di celle dette fogli di lavoro. Viceversa, in Access i dati vengono memorizzati in tabelle, che sono molto simili ai fogli di lavoro, ma progettate per l'esecuzione di query complesse in relazione ai dati memorizzati in altre tabelle e posizioni, nonché in campi di altre tabelle. Quando si ha a che fare con i dati di tipo relazionale questi vanno memorizzati in più tabelle, in quest'ultimo caso quindi si utilizzerà Access. Invece si preferisce utilizzare Excel quando è necessaria una visualizzazione non relazionale dei dati, ovvero non si ha l'esigenza di utilizzare un database relazionale con più tabelle, quando l'intenzione fondamentale è quella di eseguire principalmente calcoli e confronti statistici sui dati.
Microsoft PowerPoint è un altro programma Microsoft che fa parte della suite per ufficio "Microsoft Office". Consente la creazione di presentazioni informatiche multimediali tramite la realizzazione di diapositive visualizzabili in sequenza su qualsiasi computer dotato di questo software. Le presentazioni, suddivise in slide (diapositive), possono contenere per esempio fotografie, testi, animazioni, suoni, link ad altre diapositive o a siti esterni. In PowerPoint il testo, la grafica, il video ed altri oggetti sono memorizzati su singole pagine. Il videoproiettore viene connesso al PC con un cavo VGA e le diapositive possono essere stampate o mostrate e gestite dal relatore tramite i vari comandi.
Infine abbiamo avuto a che fare con Sistemi di Reportistica. L'obiettivo di un sistema di Reportistica all'interno dei Sistemi Informativi è quello di fornire documentazione analitica sulle attività di rilievo dell'organizzazione all'interno della quale è sviluppato. I software di reportistica consentono una sorta di standardizzazione dei documenti e quindi una miglior distribuzione delle conoscenze ed una visione dell'attività più conforme e concorde fra le varie funzioni dell'organizzazione e aggiornata secondo la disponibilità della fonte dei dati. Ogni documento viene aggiornato con cadenza periodica agli appartenenti all'organizzazione. Il documento prodotto è un report e si presenta come una combinazione di tabelle e grafici che presentano le misure di rilievo per i vari fenomeni analizzati, disaggregate e destrutturate secondo le esigenze. Tali misure valgono come indicatori delle proprie attività e costituiscono una base comune per le analisi successive.
Key performance indicator
Gli indicatori di prestazione chiave (Key Performance Indicators o KPI) sono particolari indici che monitorano l'andamento di un processo aziendale.
Esistono principalmente quattro tipi di indicatori di prestazione e sono:
- indicatori generali, misurano il volume del lavoro del processo;
- indicatori di qualità, valutano la qualità dell'output di processo, in base a determinati standard;
- indicatori di costo;
- indicatori di servizio, o di tempo, misurano il tempo di risposta, a partire dall'avvio del processo fino alla sua conclusione.
I KPI sono misure quantitative, identificate e definite in anticipo, che riflettono i fattori critici di successo per un'organizzazione, essi sono generalmente indicatori di lungo periodo e non cambiano spesso visto che sono strettamente legati agli obiettivi dell'organizzazione. In un contesto aziendale i KPI sono strumenti che consentono di misurare i progressi e le carenze dell'azienda e sono utilizzati da dirigenti, analisti, specialisti IT e utenti. Gli indicatori di prestazione registrano parametri quantitativi, di costo, di servizio e di qualità e devono spingere non solo il gestore del servizio, ma anche l’intera organizzazione coinvolta, a raggiungere traguardi prefissati: perché questo si possa realizzare, è necessario che essi siano evidenziati e comunicati a tutta l’organizzazione che deve capire cos’è davvero importante e quali sono le strade per raggiungerlo.
Tuttavia affinchè questi tassi assumano valore, bisogna ricorrere ad un processo di standardizzazione, che permette di confrontare entità con diverse variazioni. Bisogna epurare le singole entità dall'effetto della varianza, e ciò si può attuare rapportando la differenza tra il valore da epurare e la media, alla scarto quadratico medio, ossia alla variabilità del fenomeno.
In altre circostanze si ricorre invece alla normalizzazione, che è utile quando bisogna confrontare e rendere paragonabili elementi che hanno unità di misura differenti. La normalizzazione si ottiene rapportando la differenza tra il valore ottenuto e il Min, con la differenza tra il Max e il Min.
In altre circostanze invece appare opportuno ricorrere alla ponderazione, che consiste nell'attribuire importanza diversa ai differenti valori osservati mediante "coefficienti di ponderazione" o in altri termini pesi.
Ovviamente affinchè il valore numerico di un indice KPI assuma un senso, bisogna ricondurlo all'interno di un range determinato, che assume valori che vanno da 0 a 1.
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