Access è un DBMS realizzato da Microsoft ed incluso nella suite di prodotti Microsoft Office, che consente la creazione di un database sia tramite un database vuoto che seguendo modelli preimpostati. Per definire lo schema di una nuova tabella, Access offre diverse modalità:
1. Visualizzazione foglio dati: con cui si definisce lo schema della tabella come se si operasse su un foglio EXCEL
2. Visualizzazione struttura: attraverso tale impostazione si definiscono per prima cosa i campi poi una serie di domini ( ad es. testo, numerico, data/ora, etc.). Per ogni campo possono poi esser specificate ulteriori proprietà (ad es. dimensione campo, formato, etichetta, valido se, etc.). L’ultimo passaggio sarà quello di specificare la chiave primaria (anche selezionando Chiave primaria dal menù VISUALIZZA)
3. Creazione guidata: opera attraverso uno strumento che permette di costruire la nostra tabella attraverso domande ed esempi a cui far riferimento.
4. Importa e collega tabella: tali opzioni permettono di importare o collegare dall’esterno una tabella.
Con Access è possibile archiviare i dati da gestire in tabelle composte da un numero elevato di record, ed ogni record contiene i dati distinti per campi. Se una tabella non fosse sufficiente per inglobare i dati necessari e quindi fosse necessario utilizzarne altre, è possibile collegare le varie tabelle tra di loro con una relazione. Questo permette l'esame dei dati contenuti nel database utilizzando diverse tabelle e quindi giungere ad una pluralità di dati articolata.
In Access un unico file comprende tutti gli elementi utilizzabili per lo sviluppo di applicazioni complete quali tabelle, query, maschere, report, macro, pagine e moduli.
Nello specifico le tabelle sono i contenitori dove vengono memorizzati i dati; le query sono gli strumenti idonei all'interrogazione ed alla manipolazione dei dati; le maschere (o form) consistono negli elementi grafici utili alla interazione da parte degli utenti con i dati delle tabelle o delle query; i report consentono la visualizzazione, destinata alla stampa, dei risultati basati sui dati, tabelle e query; le macro possono contenere semplici sequenze di istruzioni, tipicamente tutto ciò che è possibile ottenere attraverso i menu di Access; infine le pagine (ossia pagine di accesso ai dati) permettono la pubblicazione dei dati attraverso un server web.
Una funzionalità importante di Access è quella che consente di accedere a dati residenti in file di database esterni, sotto forma di tabelle collegate. Database strutturati in questo modo facilitano la distribuzione e la manutenzione della stessa applicazione a più utenti.
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