Funzioni e strumenti di reporting

Un REPORT è lo strumento utilizzato per ottenere una "sintesi" ed "aggregazione" dei dati e delle informazioni ricavate contenuti in una serie di tabelle. Nella progettazione di un report è importante considerare l’obiettivo che si desidera perseguire, il pubblico al quale è destinato e il livello di informazioni di cui avrà necessità. E' possibile generare report per mezzo di creazioni guidate simili e l’ambiente di progettazione è in gran parte il medesimo. E' possibile aggiungere etichette, caselle di testo, immagini e altri controlli e naturalmente impostarne le proprietà, si possono visualizzare informazioni di uno o più record provenienti da una o più tabelle o query ed avere più insiemi di intestazioni e piè di pagina. I report hanno lo scopo di fornire agli utenti il facile accesso alle informazioni memorizzate nel database e sono usati soltanto per visualizzare informazioni, in anteprima sullo schermo, ma generalmente vengono stampati. 

Le TABELLE, invece, forniscono una visione dettagliata dei record e sono rivolte a persone che lavorano con il database, mentre i report sono spesso utilizzati per raggruppare e riepilogare dati, appunto per sintetizzare, e sono in genere rivolti a persone che non lavorano con il database, ma che usano queste informazioni per altre attività aziendali. Le tabelle sono ciò con cui si memorizzano i dati e sono la più semplice struttura in cui è possibile organizzarli. All'interno di esse possiamo distinguere i campi ossia i "contenitori" delle informazioni omogenee che si vogliono memorizzare nelle tabelle; poi ci sono i record, ossia l’insieme di dati che fanno capo alla stessa entità fisica. Un record è composto da più campi e, là dove i campi sono le colonne, i record sono le righe. 

Considerando una tabella nel suo complesso, possiamo esplicitare come dimensione e misura assumano una diversa funzione. Una misura rappresenta una colonna contenente dati quantificabili, spesso di tipo numerico, che è possibile aggregare. Una misura è in genere mappata a una colonna di una tabella. Per definire le misure è possibile utilizzare le colonne degli attributi delle tabelle delle dimensioni. Per ciascuna misura è disponibile una definizione per la funzione di aggregazione, l'attributo di formattazione, l'origine dell'elemento di dati e altro. Le dimensioni sono un subset di dimensioni del cubo da utilizzare per creare il gruppo di misure elaborato. 

Tutto il resto è ciò che permette di inserire, leggere (stampare), manipolare, estrarre i dati. 

Ciascuna rappresentazione tabellare ha dietro un datasource, cioè una QUERY, ovvero una regola di estrazione sulla base della quale è possibile reperire i dati da più tabelle del data warehouse e inserirli in una sola tabella, contenente solo le informazioni utili per la realizzazione di un report. Si può dire che le query sono una sorta di interrogazione al DB, creati per avere informazioni di ogni tipo sui dati in esso contenuti. Le query hanno bisogno però dei criteri, ovvero delle restrizioni che soddisfano dei parametri di ricerca. Le funzioni di queste query possono essere il recupero di dati accomunati da parametri, ordinarli in una certa maniera, aggiungere e/o rimuovere dati da una tabella all’altra. Le query possono essere con o senza aggregati:

• le query non aggregate conducono un'elaborazione delle righe considerandole singolarmente;
• le query aggregate elaborano le righe a gruppi, costruendo a partire da queste nuove righe e calcolando nuovi attributi non presenti nelle righe di input.

Le funzioni aggregative operano su un gruppo di valori, fornendo un risultato sintetico delle informazioni. Il gruppo di valori può essere costituito da: tutte le righe di una tabella, le righe selezionate con la clausola "Where", le righe create con la clausola "Group by". Il ricorso alle funzioni aggregative è utile nel momento in cui più unità presentano le stesse modalità in più caratteri ed è possibile operare una sintesi che può essere rappresentata graficamento con una matrice dati CxV.

Le principali funzioni aggregative sono:

• COUNT La funzione COUNT viene utilizzata per recuperare il numero di righe di una colonna. Questa funzione può essere utilizzata su qualunque tipo di dato.

• COUNT(DISTINCT) Questa funzione restituisce il numero delle diverse combinazioni che non contengono il valore "NULL". Per riassumere quindi, se avessimo una tabella di MySQL che raccoglie le registrazioni a un determinato sito, SELECT COUNT(DISTINCT) può essere utile per sapere quanti nomi diversi sono stati usati, oppure quanti diversi titoli di studio ecc.

• MAX Questa funzione restituisce il valore più alto contenuto all'interno di una colonna. Per i campi numerici, restituisce il numero più alto, per quelli testuali seleziona il campo che secondo l'ordine alfabetico è più avanti.

• MIN Questa funzione fa esattamente l'opposto della precedente: prende il valore più basso.

• AVG Restituisce una media dei valori presenti in un campo. Da applicare ai soli campi numerici

• SUM Somma i valori contenuti nel campo. Anche questa funzione, va applicata ai soli campi numerici.

• STD Questa è una funzione utile per gli statistici. Calcola infatti la distanza di un valore dalla media.

• GROUP BY Consente di raggruppare un set di risultati in presenza di una delle funzioni aggregate previste da MySQL.

Una volta che si è creata la query desiderata è possibile racchiudere i dati trovati in una maschera o report, in modo da essere sicuri di avere all’interno di esse solo ed esclusivamente le informazioni desiderate ed aggiornate